Hướng Dẫn Quản Lý Đơn Hàng Và Xử Lý Vấn Đề Vận Chuyển Trên Shopee 2025

Vì sao quản lý đơn hàng và vận chuyển Shopee hiệu quả quan trọng?

Shopee 2025 tiếp tục khẳng định vận hành là yếu tố sống còn:

• Đảm bảo tỷ lệ giao hàng đúng hạn cao.

• Hạn chế đơn hủy và hoàn trả, tránh mất chi phí vận chuyển hai chiều.

• Tăng sự hài lòng, giữ chân khách quay lại.

• Giúp shop duy trì điểm vận hành cao, đủ điều kiện tham gia Flash Sale, Shop Yêu Thích, Shop Yêu Thích+.

Nếu shop lơ là quản lý đơn hàng, dễ gặp lỗi sai sản phẩm, giao hàng chậm, hoàn trả cao, giảm uy tín shop.

Quy trình quản lý đơn hàng Shopee 2025

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

• Shop nhận thông báo đơn hàng mới qua app Shopee Seller hoặc Shopee Seller Center.

• Xác nhận đơn trong 1–2 giờ để tránh hết hạn.

• Kiểm tra kỹ thông tin sản phẩm, địa chỉ giao hàng, số điện thoại khách.

Bước 2: Xử lý đơn hàng

• Chuẩn bị sản phẩm, kiểm tra chất lượng.

• Đóng gói theo tiêu chuẩn Shopee:

  • Chèn chống sốc cho sản phẩm dễ vỡ.

  • Đóng túi hoặc hộp chắc chắn, dán logo nếu có.

  • Dán phiếu giao hàng đúng thông tin Shopee cung cấp.

Bước 3: Bàn giao đơn hàng

• Đặt lịch lấy hàng hoặc chủ động gửi bưu cục.

• Chọn đơn vị vận chuyển phù hợp:

  • Shopee Xpress: tốc độ giao nhanh, đồng bộ tốt.

  • Đơn vị giao tiết kiệm: tối ưu chi phí với sản phẩm nhẹ.

Những lỗi thường gặp khi quản lý đơn hàng Shopee

• Xác nhận đơn chậm, đơn bị hủy tự động.

• Giao thiếu sản phẩm, giao sai màu, sai size.

• Đóng gói lỏng lẻo, hàng bị hư hỏng khi giao.

• Bàn giao trễ cho shipper, kéo dài thời gian vận chuyển.

• Không gọi điện xác nhận đơn giá trị cao, khách từ chối nhận hàng.

Cách hạn chế hủy đơn Shopee

• Xác nhận đơn nhanh, tránh trễ hạn.

• Gọi điện xác nhận với đơn hàng cao giá trị hoặc khách đặt số lượng lớn.

• Kiểm tra tồn kho, đồng bộ số lượng sản phẩm trên Shopee.

• Với khách thường bom hàng, cân nhắc yêu cầu thanh toán trước qua ShopeePay.

Cách giảm tỷ lệ hoàn trả đơn hàng

• Chụp ảnh thật sản phẩm rõ ràng, đúng mô tả, hạn chế khách không hài lòng khi nhận.

• Đóng gói cẩn thận, sử dụng vật liệu chống sốc.

• Ghi chú kích thước rõ ràng, tư vấn size chính xác cho sản phẩm thời trang.

• Liên hệ khách khi shipper không liên lạc được để hỗ trợ giao hàng thành công.

Tối ưu quy trình giao hàng Shopee để tăng tốc độ

• Đóng gói ngay khi xác nhận đơn, không dồn đơn sát giờ giao.

• Đặt lịch shipper đến lấy hàng ngay sau khi đóng gói.

• Sắp xếp kho gọn, phân loại đơn theo khu vực để dễ tìm sản phẩm.

• Sử dụng dịch vụ vận chuyển Shopee Xpress để rút ngắn thời gian giao hàng.

Quản lý đơn hàng Shopee hiệu quả trong mùa Sale lớn

Trong các dịp Sale 2.2, 3.3, 4.4,… lượng đơn tăng mạnh:

• Chuẩn bị tồn kho đầy đủ, tránh oversell.

• Tạo quy trình phân loại đơn, ưu tiên đơn giao nhanh.

• Bổ sung nhân lực đóng gói, xử lý đơn.

• Giao hàng cho shipper ngay khi đóng xong để tránh dồn đơn.

Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý đơn hàng Shopee

• Shopee Seller Center: Quản lý tất cả đơn hàng, in phiếu, theo dõi trạng thái vận chuyển.

• App Shopee Seller: Theo dõi thông báo đơn hàng mọi lúc, phản hồi khách nhanh.

• Phần mềm quản lý kho: Hỗ trợ đồng bộ tồn kho với các kênh khác để hạn chế sai sót tồn kho.

• Shopee Analytics: Kiểm tra tỷ lệ hủy đơn, giao hàng đúng hạn để cải thiện quy trình.

Giữ điểm vận hành Shopee ở mức cao

Shopee đánh giá điểm vận hành qua:

• Tỷ lệ xác nhận đơn nhanh.

• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn.

• Tỷ lệ hoàn trả thấp.

• Thời gian phản hồi khách hàng.

Để giữ điểm cao:

• Luôn xác nhận đơn trong 1–2 giờ.

• Bàn giao hàng nhanh cho shipper.

• Đóng gói kỹ tránh hư hỏng.

• Phản hồi chat khách trong vòng 5 phút trong giờ làm việc.

Đo lường, cải thiện quy trình quản lý đơn hàng

• Xem báo cáo tỷ lệ đơn hủy, hoàn trả hàng tuần.

• Ghi nhận các nguyên nhân chính dẫn đến hủy hoặc hoàn.

• Đào tạo nhân sự vận hành để giảm sai sót khi đóng gói.

• Thu thập phản hồi khách sau giao nhận để cải thiện dịch vụ.

Kết luận

Quản lý đơn hàng và quy trình vận chuyển Shopee hiệu quả không chỉ giúp shop tránh thất thoát đơn, giảm chi phí vận hành, mà còn giữ uy tín và điểm vận hành cao, mở rộng cơ hội bán hàng trong Shopee 2025.

Tóm tắt hành động:
Xác nhận đơn nhanh, kiểm tra kỹ thông tin khách.
Đóng gói chắc chắn, bàn giao shipper sớm.
Giảm tỷ lệ hoàn trả bằng sản phẩm đúng mô tả, đóng gói kỹ.
Sử dụng công cụ quản lý Shopee để tối ưu vận hành.
Đo lường, cải thiện liên tục quy trình để phù hợp thực tế shop.

Shopee 2025 sẽ là thị trường giàu tiềm năng, và shop nào tối ưu được quy trình quản lý đơn hàng, vận chuyển hiệu quả sẽ có lợi thế cạnh tranh lâu dài, tăng trưởng doanh thu bền vững.

--------------------------------------------------------

Bạn cần người đồng hành triển khai toàn bộ kênh Shopee, Tik Tok từ A-Z?

Height Media cung cấp giải pháp Marketing & vận hành tổng thể cho sàn TMĐT như Shopee, TikTok Shop, Lazada… giúp bạn:

• Phát triển gian hàng bài bản.
• Xây dựng chiến lược truyền thông thương hiệu trên các nền tảng Facebook, TikTok....
• Xây kênh TikTok  truyền thông thương hiệu. 
• Tăng trưởng doanh số bền vững.
• Tối ưu quảng cáo, mô tả sản phẩm, livestream, chăm sóc khách hàng.

 Khám phá giải pháp toàn diện tại: 

https://heightmedia.vn 

https://heightentertainment.vn/ 

Hotline: 0792 818 883

Địa chỉ: 82 Nguyễn Hoàng, Nam Từ Liêm, Hà Nội